Prosedur Penerimaan Barang di Restoran

Proses penerimaan barang di restoran sangat penting untuk diperhatikan. Karena dari sini lah baik dan buruknya kualitas barang yang akan diolah menjadi menu jual ditentukan.

Pada proses penerimaan barang juga membutuhkan pencatatan administratif yang nantinya berkaitan dengan pembiayaan atau cost restoran.

Bagaimana prosedur penerimaan barang di restoran?

Saya mencoba menulis artikel prosedur penerimaan barang di restoran ini sebagai jawaban dari pertanyaan salah seorang pembaca Restofocus. Selamat membaca.

Berikut adalah prosedur penerimaan barang di restoran :

1. Cek barang

Cek atau control kualitas barang dilakukan oleh petugas gudang atau Stock Keeper. Namun jika di restoran Anda belum ada fungsi atau jabatan Stock Keeper, maka cek barang bisa dilakukan oleh Chef atau Chief Cook.

Jika Chef atau Chief Cook tidak di tempat, maka cek barang bisa dihandle atau ditangani oleh Supervisor.

Apa saja yang harus dicek atau dikontrol ?

• Kualitas atau mutu barang. Jika kualitas barang seperti buah, sayur atau daging tidak sesuai standar, maka barang harus kita tolak atau kita kembalikan kepada Supplier.
• Jumlah barang. Jika jumlah barang tidak sesuai dengan yang dipesan, maka kita harus membuat tanda terima (receiving note) baru sesuai jumlah fisik barang yang ada dan ditanda tangani oleh kita dan Supplier.
• Ukuran barang. Misalnya ukuran paha atau dada ayam yang diterima dari Suppllier terlalu kecil atau tidak sesuai standar yang ditetapkan, maka kita harus menolaknya dan meminta Supplier untuk menggantinya.

Untuk mengantisipasi banyaknya ke-tidak-sesuai-an dalam hal kualtas, kuantitas dan ukuran barang dari supplier, maka kita perlu untuk membuat Perjanjian Supplier yang memuat hal apa saja yang harus dipenuhi oleh supplier untuk dapat men-supply barang ke restoran kita.

Dengan adanya Perjanjian Supplier, maka telah ada standar yang telah disepakati oleh pihak pembeli (restoran kita) dengan penjual (Suppllier) yang memuat kesepakatan tentang karakteristik barang atau bahan yang dipesan, misalnya, jenis ukuran, berat, warna dan bentuknya.

2. Meminta surat jalan atau faktur

Surat jalan atau faktur adalah dokumen yang digunakan oleh supplier pada saat melakukan pengiriman barang ke restoran. Dokumen tersebut berisikan data barang yang dikirimkan. Adapun surat jalan dari supplier terdiri dari 3 rangkap, yaitu :

• Lembar 1 (warna putih). Untuk Supplier sebagai klaim pembayaran atas pengiriman barang pada hari tersebut. Lembar putih ini nantinya digunakan oleh Supplier untuk melakukan penagihan ke bagian keungan restoran.
• Lembar 2 (warna merah muda). Diserahkan ke kita. Nantinya lembar merah ini kita gunakan sebagai data stock masuk sebelum dikirim ke bagian admin atau akuntansi restoran sebagai bukti penerimaan barang dari Supplier.
• Lembar 3 (warna kuning). Merupakan lembar arsip untuk Supplier.

Terkadang, entah karena lupa atau disengaja, ada Supplier yang tidak memberikan surat jalan atau faktur warna merah ke kita. Untuk itu kita harus selalu memintanya.

Catatatn : Jika pembayaran dilakukan secara kontan atau cash oleh kita, maka yang harus diserahkan oleh Supplier adalah surat jalan atau faktur warna putih sebagai tanda lunas atau telah dibayar.

3. Input data

Setelah dua langkah prosedur penerimaan barang di atas telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah melakukan input data penerimaan barang ke komputer atau ke buku stock berdasarkan surat jalan atau faktur yang diberikan oleh Supplier.

Demikian artikel prosedur penerimaan barang di restoran. Semoga bermanfaat.