Pengertian Stock Opname dan Cara Melakukan Stock Opname Inventaris di Restoran

Suatu hari di restoran A masuk serombongan besar tamu yang berjumlah 300 orang. Semua karyawan sibuk mempersiapkan segala sesuatunya. Namun semuanya menjadi kacau saat didapati bahwa jumlah piring yang ada ternyata tidak sampai 300 buah, padahal yang tercatat dalam buku inventaris, jumlah piring yang ada di restoran tersebut berjumlah 500 buah.

Hal di atas adalah sebuah contoh  dimana manajemen restoran lalai dalam melakukan perhitungan atau stock opname inventaris, sehingga adanya penyusutan jumlah inventaris tidak diketahui dan baru disadari saat ada kendala di operasional yang berkaitan dengan ketersediaan inventaris.

Pengertian stock opname

Stock opname adalah penghitungan fisik barang secara langsung untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan. 

Untuk mengetahui berapa sebenarnya jumlah inventaris yang ada, setiap 1 bulan sekali harus diadakan stock opname inventaris di restoran. Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan inventaris yang menghambat operasional restoran, seperti yang terjadi pada contoh kasus di awal tulisan ini.

Cara melakukan stock opname inventaris di restoran

Berikut adalah cara melakukan stock opname inventaris di restoran :

1. Pilih waktu yang tepat

Butuh waktu dalam melakukan stock opname, rata-rata kita membutuhkan sekitar 2 hingga 5 jam untuk melakukan stock opname inventaris di restoran. Semakin banyak jumlah inventaris yang ada, maka semakin lama waktu yang dibutuhkan. Jadi pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya.

Biasanya dan seharusnya, stock opname dilakukan saat restoran sedang tidak beroperasi, misalnya pagi hari sebelum restoran buka, atau malam hari setelah restoran tutup. Jika restoran memiliki waktu libur teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat restoran libur.

Jika kita melakukan stock opname di jam operasional restoran, maka selain mengganggu jalannya operasional, juga sangat rentan ada inventaris yang tak terhitung atau bahkan dihitung 2 kali. Melakukan stock opname di jam operasional juga tentu menyulitkan.

2. Bagi tugas penghitungan 

Jika misalnya restoran terdiri dari 2 lantai, maka bagilah karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan, misalnya kelompok 1 bertugas melakukan penghitungan di lantai 2, kelompok 2 melakukan penghitungan di area kitchen, kelompok 3 melakukan penghitungan di dinning hall dan seterusnya.

3. Bagikan list atau daftar nama inventaris

Untuk menghindari penamaan yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan. Mintalah karyawan untuk bertanya lebih dulu jika ada barang yang tidak mereka kenali, agar tidak salah melakukan pencatatan.

Akan sangat baik jika kita memberikan form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak tidak salah melakukan penamaan dan lebih rapi dalam pengisian.

4. Meminta laporan hasil penghitungan

Saat ada kelompok yang selesai melakukan penghitungan, maka mintalah laporan hasil penghitungan darinya. Di sini kita harus memiliki data inventaris bulan lalu sebagai patokan. Jika setelah dibandingkan dengan data inventaris bulan lalu ditemukan selisih yang sangat besar dan terkesan janggal, maka mintalah  kelompok tersebut untuk menghitung ulang.

Namun jika setelah dibandingkan dengan data inventaris bulan lalu ditemukan selisih yang wajar, misalnya jumlah piring bulan lalu ada 460 buah dan dari laporan penghitungan saat ini jumlah piring ada 452, maka sangat mungkin jumlah piring memang susut, misalnya karena pecah.

5. Input hasil stock opname ke komputer

Biasakan untuk selalu memasukkan data ke komputer. Ini sangat berguna dalam administrasi, meskipun misalnya sistem yang ada di restoran kita masih sangat tradisional. 

Sistem komputerisasi akan sangat membantu kita dalam menjaga data-data penting agar tidak terbuang atau hilang. Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, kita bisa mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti karena susut, baik karena hilang, pecah atau rusak. Dengan demikian, SNS (Standar Normal Stock) barang inventaris akan selalu tetap untuk memenuhi kebutuhan operasional restoran.

Catatan :

• Istilah "stock opname" berasal dari bahasa Belanda, sementara dalam bahasa Inggris disebut sebagai "stocktaking". 
• Banyak orang mengucapkan kata opname menjadi "opneim" seperti mengucapkan kata name dalam bahasa Inggris, ada juga yang mengucapkannya dengan kata "opnam". Keduanya adalah cara pengucapan yang tidak tepat.
• Kata opname dalam istilah stock opname seharusnya diucapkan seperti apa adanya dengan bunyi huruf e seperti mengucapkan bunyi "eu" dalam bahasa Sunda.
• Dengan melakukan stock opname kita juga bisa melakukan evaluasi saat ditemukan selisih (minus) yang besar, bisa jadi karyawan kurang berhati-hati dalam bekerja sehingga banyak peralatan atau inventaris yang rusak, pecah atau hilang.
• Stock opname harus dilakukan secara jujur, jika tidak, akan menyulitkan diri kita sendiri saat operasional dimana kita akan kekurangan peralatan atau inventaris.
• Di artikel ini penulis memasukkan peralatan seperti piring, gelas, sapu dan lain-lain sebagai inventaris, karena peralatan/perlengkapan restoran seperti piring, gelas, sapu dan lainnya sering dihitung bersamaan dengan inventaris seperti meja, kursi dan lain-lain.

Demikian artikel tentang pengertian stock opname dan cara melakukan stock opname di restoran. Semoga bermanfaat.