Beberapa Kesalahan Dalam Membuat Jadwal Kerja Karyawan

Salah satu tugas leader seperti Supervisor dan  Captain Service adalah membuat jadwal kerja karyawan yang baik dan berimbang. Jadwal kerja diperlukan untuk mengatur kapan karyawan masuk kerja dalam sistem shift, kapan karyawan mendapatkan hari liburnya,  serta untuk membuat keseimbangan kekuatan dari komposisi tim. Namun dalam pelaksanaannya, sering ditemukan beberapa kesalahan yang dapat memberatkan bagi karyawan dan berpengaruh terhadap operasional restoran, baik  secara langsung maupun tidak langsung.

Berikut adalah beberapa kesalahan dalam membuat jadwal kerja karyawan :

1. Jadwal Jumping

Karyawan yang hari ini masuk sore dan harus pulang dari restoran jam 00.00, esoknya ia diberi jadwal masuk pagi. Hal ini dikenal dengan istilah jadwal “jumping” yang tentu sangat memberatkan bagi karyawan. Terkadang bisa membuat karyawan menjadi kurang istirahat dan akhirnya jatuh sakit.

2. Mangabaikan peta kekuatan tim

Kualitas setiap karyawan tidak lah sama, bahkan antar sesama karyawan senior memiliki kualitas yang berbeda, apalagi antara senior dan junior. Hal ini harus menjadi pertimbangan dalam menyusun jadwal karyawan. Jangan sampai kekuatan tim menjadi sangat kuat di satu shift  dan sangat lemah di shift yang lain.

Seringkali karena kesalahan leader dalam membuat jadwal karyawan, operasional satu shift menjadi berantakan karena kurangnya tenaga ahli. Peta kekuatan tim juga berarti menyangkut jumlah karyawan.  Jadi, leader harus memperhatikan kualitas karyawan dalam satu shift dan jumlah karyawan dalam satu shift.

3. Karyawan baru kerja diberi jadwal masuk sore

Banyak leader yang sering mengeluh bahwa banyak karyawan baru yang hanya bisa bertahan beberapa hari saja, bahkan ada juga yang hanya masuk kerja satu hari dan besoknya tak datang lagi. Tanpa disadari oleh banyak leader, mereka seringkali melupakan masalah jadwal kerja yang sangat berpengaruh terhadap karyawan baru. Saat  ada karyawan baru, mereka memberinya jadwal masuk sore, yang tentu saja akan sangat memberatkan bagi karyawan baru tersebut. 

Seharusnya karyawan baru diberikan jadwal masuk pagi lebh dulu, misalnya selama 1 minggu, barulah setelah itu sang karyawan kita berikan jadwal masuk sore secara bertahap. Hal ini tentu akan sangat membantu karyawan yang masih baru dalam beradaptasi dengan lingkungan kerjanya  yang baru.

4. Lupa tanggal pesanan

Sebagai leader, kita harus tahu dengan detail kapan ada function atau pesanan sehingga kita bisa menyesuaikannya dalam jadwal (schedule) kerja karyawan yang kita buat. Jika kita sampai tidak tahu atau bahkan lupa akan adanya function atau pesanan pada tanggal tertentu, maka itu akan menjadi hal yang sangat buruk. Untuk menghindari hal ini, biasakan untuk menuliskan tanggal function pada papan function secara konsisten. Tempatkan papan function di dalam ruangan office dan selalu jaga koordinasi dengan semua divisi dengan baik, seperti dengan divisi marketing, kitchen, maupun barista.

5. Tidak ada arsip jadwal

Setiap jadwal kerja yang telah kita buat setiap bulan, harus kita arsipkan, baik berupa lembaran yang telah diprint (hard copy), maupun berupa file di komputer (soft copy), sehingga jika dibutuhkan suatu waktu kita bisa melihatnya dengan membuka arsip jadwal kerja. 

Kesalahan dalam menyusun atau membuat jadwal kerja satu divisi, akan membuat divisi yang lain juga terkena pengaruh atau imbasnya. Salah satu contohnya adalah jika karyawan service yang masuk pagi kurang, maka banyak makanan di counter yang lama diangkat untuk dibawa ke meja tamu, sehingga makanan menjadi dingin sebelum dihidangkan ke meja tamu.

Selain serivice bisa terkena complaint tamu restoran karena lambatnya pelayanan, kitchen pun menjadi ikut bisa terkena complaint karena makanan yang dingin.

Demikian artikel tentang beberapa kesalahan dalam membuat jadwal kerja karyawan. Semoga bermanfaat.