Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan Pada Saat Menangani Acara Ulang Tahun Tamu di Restoran

Saat kita mendapatkan order atau pesanan untuk acara ulang tahun tamu, maka kita perlu memperhatikan serta menyiapkan beberapa hal yang penting untuk kelancaran dan kemeriahan acara ulang tahun nantinya. Hal ini tentu saja kita lakukan demi memuaskan semua pelanggan restoran kita. Apa saja hal-hal yang perlu kita perhatikan saat menangani acara ulang tamu di restoran?

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat menangani acara ulang tahun tamu di restoran :

Persiapan

Ada beberapa hal yang perlu kita persiapkan, yaitu : 

• Peralatan atau equipment ulang tahun, misalnya undangan ulang tahun, hadiah ulang tahun, topi ulang tahun, pisau kue (tart knife), lilin ulang tahun, kamera, kertas photo, komputer dan printer.
• Peralatan dekorasi. Hal ini kita siapkan jika dekorasi ulang tahun sudah kita masukkan (include) dalam paket ulang tahun yang kita tawarkan kepada konsumen atau pelanggan.
• Peralatan saji seperti piring, gelas, sendok dan  lain-lain sesuai dengan menu yang dipesan oleh tamu yang berulang tahun
• Linen seperti skirting jika sistem jamuan makannya dilakukan secara prasmanan atau buffet. Linen lain yang diperlukan adalah taplak  meja (table cloth) dan napkin.
• MC dan Badut. Jika tamu menginginkan adanya MC dan atau Badut di acara ulang tahunnya, tentu kita juga harus mempersiapkannya minimal 2 hari sebelum hari berlangsungnya acara.
• Bahan baku. Dalam hal ini Chief Cook atau Chef melakukan pembelanjaan atau order bahan baku untuk memastikan semua menu yang dipesan oleh pelanggan yang berulang tahun dapat dimasak dan disajikan.

Koordinasi

Koordinasi dipimpin oleh Manager atau Supervisor yang membagikan tugas-tugas tertentu kepada semua bagian atau divisi untuk kelancaran acara ulang tahun tamu. Misalnya koordinasi untuk persiapan peralatan ulang tahun dan peralatan saji, bisa dilakukan oleh Manager atau Supervisor ke divisi service dan marketing. Sementara untuk peralatan dekorasi serta persiapan MC dan badut, bisa dikoordinasikan dengan divisi marketing. Jangan lupa lakukan koordinasi juga dengan Chef atau Chief Cook untuk memastikan tersedianya bahan baku menu dan tenaga koki.

Penanganan

2 jam sebelum dimulainya acara ulang tahun, kita harus mengecek semua kesiapan perayaan ulang tahun. Untuk dekorasi ulang tahun yang membutuhkan waktu lebih lama, sebaiknya dilakukan minimal 3 jam sebelum dimulainya acara. Pastikan juga bahwa 30 menit sebelum acara dimulai, MC dan Badut sudah berada atau standby di restoran. Untuk menambah kemeriahan, kita bisa memutar musik ulang tahun yang disesuaikan dengan usia yang berulang tahun.

20 menit sebelum acara dimulai, makanan juga harus sudah siap. Jika jamuannya dilakukan secara prasmanan atau buffet service, maka semua menu sudah harus dimasukkan ke dalam chaving dish. Jangan lupa untuk menyalakan sterno atau pemanas. Standby-kan juga seorang waiter di dekat meja buffet untuk selalu mengawasi kebersihan meja buffet dan mengisi lauk atau nasi jika kurang.

Pada saat menangani acara ulang tahun, Manager atau Supervisor hendaknya tak segan turun tangan dan selalu memonitor jalannya acara. Jangan sampai ada masalah dalam pelayanan mau pun menu yang dapat menimbulkan keluhan atau complaint dari pelanggan atau tamu yang berulang tahun. Selain itu, mintalah marketing untuk mengambil gambar saat ceremony tiup lilin untuk kemudian dicetak dan diserahkan kepada tamu yang berulang tahun sebagai kenang-kenangan.

Selesai acara

Saat acara ulang tahun telah selesai dan pelanggan atau tamu yang berulang tahun serta para undangan akan meninggalkan restoran, jangan lupa ucapkan terima kasih dan minta lah pesan dan kesan pelanggan.

Tak jarang banyak pelanggan yang kecewa memilih diam. Dengan secara aktif bertanya kepada pelanggan, maka kita akan tahu apa saja yang perlu kita perbaiki melalui saran atau masukan dari pelanggan, baik dalam masalah menu mau pun pelayanan kita saat menangani cara ulang tahun di restoran.

Demikian artikel beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat menangani acara ulang tahun tamu di restoran. Semoga bermanfaat.